●「文章の終わりには、署名をつける」

ビジネス文書の場合、文章の「お越しの言葉」と「結びの言葉」があります。ビジネスメールにおいては、文頭の「時候の挨拶」は不要であっても、 本文の終わりには「署名」をつけるのが原則です。誰からのものであるかを明確にし、メールの文章が終わることを相手に知らせる役目も果たしてくれます。
署名は、基本的なもの、社内用、社外用等、相手に合わせたものを用意しておきましょう。

基本的な署名の例：

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花丸 太郎
ＡＢＣ株式会社 営業部
〒140-0001 東京都品川区北品川Ｏ－ＯＯ―Ｏ
電話：０３－６４００－ＯＯＯＯ ＦＡＸ：０３－６４００－ＯＯＯＯ
Ｅ－Ｍａｉｌ：ｘｘｘ＠ｘｘｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ
ＵＲＬ：http//ｗｗｗ．ｘｘｘｘｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ
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基本的な署名においては、「送信者の名前」、「会社名」、「会社所在地」、「電話番号」、「ＦＡＸ番号」、 「送信者のメールアドレス」、「会社のＵＲＬ」等を表記します。受信者があなたに、 連絡する必要がある場合や郵便物を送付することがあった場合を考慮し、電話番号や会社所在地まで署名に記載しておくと親切です。

社内向けの署名の例：

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花丸 太郎 〔ｘｘｘ＠ｘｘｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ．〕
営業部 内線１２３４
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社内向けの場合、メールのやり取りが頻繁にある場合などは、 基本的な署名を使っても問題はないですが、簡略化されてものの方が好まれる傾向があります。

社外向けの例：

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花丸 太郎（はなまる たろう）
ＡＢＣ株式会社 営業部
〒140-0001 東京都品川区北品川Ｏ－ＯＯ―Ｏ
電話：０３－６４００－ＯＯＯＯ ＦＡＸ：０３－６４００－ＯＯＯＯ
携帯：０９０－ｘｘｘｘ－ｘｘｘｘ
Ｅ－Ｍａｉｌ：ｘｘｘ＠ｘｘｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ．
ＵＲＬ：http//ｗｗｗ．ｘｘｘｘｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ
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社外向けの署名は、基本的な例にプラスするものとして、あなたの名前の読み方が難しい場合は、 「ふりがな」を入れる、あなたが業務として外出することが多く、会社から携帯を支給されているといった場合は、「会社の携帯番号」を記載すると、気が利いている、という印象になります。

メールでのコミュニケーションが多様化されている現代において、円滑に業務を進めていくために、 メールの設定をする際、相手に合わせた署名をあらかじめ用意しておくことも上手な仕事の進め方と言えるでしょう。