●「本文は、箇条書きにする」
『2014 年 3 月 31 日号の PRESIDENT』において「嫌われるメールの中身について」1,500 人に調査を行なった結果が掲載されていました。 その中で、「文章が失礼 52%」「あいまい 37%」という内容がありました。受信側として不快感をおぼえるのは、 「失敗（添付ファイルの添付忘れや返信が遅れる等）よりも、文章やマナーについて」という結果が出ています。 逆に送信側としては、約 6 割の人が「文章の書き方」「敬語の使い方」など基本的なところに不安を感じているようです。

わかりやすい文章にするコツとして、1 行の文字数は、２０～３０文字くらいです。これは、パソコン画面の右端、 下端に表示される「スクロールバー」にマウスカーソルをあわせ、ボタンを押したまま移動するスクロール操作をせずに読むことができる文字数になります。

さらに、「本文は、箇条書きにする」ことをおすすめします。メールは、直接相手の反応を確認し、 必要であれば、補足したり、言い直したり・・・といったことが、その場でできないコミュニケーションのツールになります。伝えたい気持ちが強いばかりに文章が長くなると、それだけ相手に伝わりにくくなります。相手を不快にさせないためには、 相手の理解しやすい文章にすることです。箇条書きを取り入れることで、文章をすっきりさせましょう。

例えば、
悪い例：お世話になります。
先ほど、お電話にてお問い合わせをいただきました、研修プログラムのカタログを送付いたしますので、 お時間のある時に内容をご確認いただき、後日のお打ち合わせの際に、カスタマイズ等のご要望や、 ご不明な点など気になったことがあれば、ご訪問時にご質問いただければ幸いです。

良い例：お世話になります。
先ほどは、お電話をいただきましてありがとうございました。内容について、ご確認させていただきます。
・弊社より、研修プログラムのカタログを送付（本日発送）
・打ち合わせ日程と時間：12/15（月）11:00
研修プログラムについて、ご不明な点などがあれば、ご訪問の際にご説明させ ていただきます。どうぞよろしくお願いいたします。

といった具合に、悪い例のように、文章が長い情報は、受信者に内容を解読してもらう必要があり、親切ではありません。良い例のように、箇条書きを取り入れることで確認したい内容が明快になります。メールでのコミュニケーションの場合、送信者が文章を明快にする配慮をしたいものです。