ビジネスメールの書き方の基本について_その①

2014/06/03 村松 かすみ

社会人になり、ビジネスマナーとして身につけておきたいスキルの一つに「ビジネスメールの書き方」があります。社内・社外とのコミュニケーションですが、 メールを通して行なうことがビジネスの中心となりつつあります。そんな中、名刺交換や電話応対は、新入社員研修で基本を学ぶ機会がありますが、 「ビジネスメール」に関しては、比較的 個人で経験しながら培っていかなければならいスキルになっています。 常識はずれと思われないためにも、「ビジネスメール」で押さえておきたいポイントをご紹介します。

●「件名」は内容をひと言で表す:
わかりやすいメールにするためのポイントです。わかりにくい「件名」と言えば、「ご連絡」「お知らせ」「打ち合わせ」・・・といった抽象的なものです。

具体的に、何についての連絡なのか、何のお知らせなのか、どの件での打ち合わせなのか明確にするとわかりやすくなります。
たとえば、
「○月○日 △△会の開催についてのご連絡」
「○○プロジェクト_進捗会議についてのお知らせ」
「プレゼン研修:実施内容の打ち合わせの件」といった形に本文の内容の一言で表すと受信者にとっての理解が高まります。

さらに「○○商品の見積書を送付いたします。(プラネット/村松)」のように「件名+送信者の名前」も表示するのもお勧めです。1メールでは、用件は1つとするのが原則ですが、要件が 2 つになる場合は、「お見積書の送付+訪問日程のご連絡」といった形にするとわかりやすくなります。